Como deve-se armazenar nota fiscal Eletrônica

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4 de junho de 2018

O arquivo XML é a versão digital da nota fiscal e obedece a um padrão nacional de escrituração fiscal. Normalmente, após a emissão e a validação da NFe, o emissor disponibiliza em seu site ou envia para o email do comprador a nota fiscal nos formatos PDF e XML. Instituída em outubro de 2005, em todo o território brasileiro, a NFe em formato XML tornou o processo de emissão de notas fiscais mais rápido e menos burocrático para os departamentos fiscais das empresas.

Atenção! Com a implantação da Nota em XML também foi publicado a PORTARIA CAT Nº 162/2008, CAPÍTULO VI – o emitente e o destinatário da Nota deverão guardar o Arquivo XML da NFe pelo prazo 5 anos, para apresentação ao fisco. Consulte, baixe e armazene 100% dos XMLs emitidos contra seu CNPJ com o Arquivei. Para começar é grátis: Experimentar grátis >

Então, a NFe fica armazenada eletronicamente, em formato XML, e sua validade é garantida por meio de assinatura digital. Entre as vantagens do sistema estão a redução de custos de impressão de documentos fiscais, melhoria no gerenciamento de notas emitidas e o incentivo do comércio eletrônico e de novas tecnologias. Em paralelo, o Governo Federal também implantou, além da NFe, o Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFe). Na verdade, a NFe, o DANFe e o arquivo XML fazem parte de uma mesma operação, porém com funções distintas. Entenda, a seguir, mais sobre o tema e conheça as diferenças entre os documentos e a importância do
arquivo XML. A Nota Fiscal eletrônica (NFe) e o XML Como o nome já indica, a Nota Fiscal eletrônica é um documento que tem o intuito de documentar eletronicamente as transações comerciais entre pessoas jurídicas. Esse documento é um arquivo XML. A NFe permite a transmissão e o armazenamento on-line dos documentos e traz mais segurança e eficiência na fiscalização realizada pela Receita Federal.
Para a sua emissão, é necessário ter um certificado digital para a autenticação do documento fiscal e um software emissor. Em um levantamento realizado pela SEFAZ, verificou-se que mais de 92% das empresas utilizam soluções próprias, muitas delas adaptadas aos seus próprios softwares internos, para emitir a NFe. A partir de julho de 2017, os emissores gratuitos de notas fiscais deixarão de ser oferecidos pela SEFAZ e passarão a ser disponibilizados e atualizados pelo SEBRAE, como forma de apoio aos micro e pequenos empreendedores. Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFe) O DANFe normalmente é utilizado para o transporte de mercadorias. Ele é a versão simplificada e impressa da Nota Fiscal, no entanto, ele não tem validade fiscal. A verdadeira nota fiscal está armazenada no arquivo XML. Dessa forma, não é obrigatório arquivar o DANFe. A principal informação presente no DANFe é a chave de acesso, composta por 44 algarismos, que permite, no portal da Nota Fiscal Eletrônica:

Consultar a validade da nota;
• Verificar a existência de cartas de correção;
• Fazer o download do arquivo XML;
• Consultar uma nota fiscal sem a chave de acesso.

O Arquivo XML da nota fiscal

O arquivo XML é a versão digital da nota fiscal e obedece a um padrão nacional de escrituração fiscal. Normalmente, após a emissão e a validação da NFe, o emissor disponibiliza em seu site ou envia para o email do comprador a nota fiscal nos formatos PDF e XML. Alguns sistemas permitem fazer esse envio de forma totalmente automática, lembrando que apenas o envio do arquivo XML é obrigatório.

Diferentemente do DANFe, o XML precisa ser armazenado eletronicamente, tanto pelo fornecedor quanto pelo comprador, pelo período mínimo de 5 anos. O arquivo será necessário no caso da troca de um produto ou quando solicitado pela Receita Federal, podendo gerar multas para aqueles que o perderem.
Para visualizar um arquivo XML é necessário utilizar softwares específicos, um deles sendo disponibilizado pela
própria Receita. Confira, a seguir, os campos e as informações presentes no arquivo XML:

• Dados da NFe: número, modelo e série da nota fiscal, além de
datas de emissão, saída/entrada e valor total;
• Dados do emitente e do destinatário: razões sociais, endereços,
CNPJs e inscrições municipais e estaduais. Quando o
destinatário é pessoa física, é informado o nome completo e
CPF;
• Dados dos produtos ou serviços: informando a descrição dos
itens, quantidades e valores;
• Dados do ICMS: base de cálculo e valores dos produtos, fretes,
seguros, PIS, IPI e Cofins;
• Dados do transporte: dados do transportador, do veículo e
volume transportado;
• Informações adicionais: com informações complementares de
acordo com interesses do contribuinte.

A importância do arquivo XML

O arquivo XML da NFe, em resumo, possui validade contábil/fiscal e deve ser guardado pelo tempo legal estipulado. Não o armazenar sujeita a empresa a autuações e multas. O arquivo XML é gerado a partir da emissão da NFe cumpre também o papel de comprovar a propriedade sobre o bem ou serviço adquirido; é por meio dele que o Governo pode verificar os detalhes sobre as transações realizadas. Entender esses conceitos e aplicá-los fundamental para manter seu negócio de acordo com o que prescreve a lei e manter sua gestão eficiente.
Armazenamento obrigatório do XML Numa transação comercial de compra ou venda, não se espera perdas de qualquer um dos lados. O ideal é não ter problemas nem com quem está adquirindo algo e nem com quem está fornecendo. Justamente por isso, pela confiança entre determinados agentes, é difícil encontrar clientes ou empresas que guardam todas suas notas fiscais. Este fato poderia facilitar a solução de qualquer problema que possa ocorrer. No caso das Notas Fiscais eletrônicas, é mais fácil de gerir suas informações. Especialmente através de ferramentas como a Arquivei. No caso das empresas vendedoras, não armazenar as notas fiscais segundo o método adequado e indicado pela Sefaz pode trazer problemas graves. O cliente sempre tem razão e é obrigação da empresa provar que está certa se houver alguma acusação contra ela. Não armazenar notas fiscais pode acarretar em multas que podem
ultrapassar o valor de R$ 1 mil por documento não apresentado no momento de uma fiscalização.
De acordo com a legislação brasileira, a nota fiscal precisa ser armazenada por cinco anos, mais o ano vigente. A necessidade de armazenar corretamente documentos fiscais digitalmente Considerando a possível multa e os prazos, o problema é a necessidade de organizar XMLs e DANFEs de forma que todas as notas fiscais
possam ser encontradas rapidamente. Além disso , existe a necessidade de saber se existem notas fiscais sendo faturadas no nome de sua empresa e que você não tenha conhecimento (nesse caso o seu CNPJ pode estar sendo usado para fraudes, porexemplo) e ainda se seus fornecedores estão citando todos os códigos de impostos corretamente. Todas essas informações podem ser adquiridas e administradas momentos após a NFe ser emitida.Tempo é dinheiro e é necessário reduzir o risco de perder NFes e outros documentos fiscais importantes.
O ideal é que sua companhia armazene notas em uma solução eficiente e tecnologicamente funcional, que te dê acesso rápido às suas notas num clique como é o Arquivei. Isso reduz a dependência dos e-mailspara baixar XMLs e trabalhar com mais agilidade e controle na sua empresa. Num dia de trabalho, algumas empresas podem emitir e/ou receber dezenas de notas fiscais, especialmente no caso das grandes companhias. Isso gera uma grande quantidade de arquivos em pouco tempo. Como a legislação brasileira obriga que as empresas armazenem suas notas fiscais pelo espaço de cinco anos, estamos falando de centenas de milhares de documentos fiscais. Portanto, seja responsável com a documentação tributária contábil para não ter dores de cabeça. Hoje e no futuro.

Fonte: https://arquivei.com.br/blog/arquivo-xml-da-nfe/